E-Mail-Arcivierung

Clever E-Mails archivieren,Mailserver entlasten, Kosten reduzieren, Produktivität erhöhen

dass die Archivierung von geschäftlicher E-Mail für Ihr Unternehmen ein gesetzliches Muss ist, wissen Sie ja sicherlich bereits. Deshalb möchte ich Ihnen heute zwei Software-Lösungen vorstellen, mit denen Sie aus den rechtlichen Pflichten wirtschaftliche Vorteile generieren können. Sprechen Sie mich an, ich berate Sie gerne bei der Auswahl.

MailStore

MailStore Server archiviert Ihre E-Mails rechtssicher, entlastet Ihren Mailserver und erhöht Ihre Unternehmensproduktivität:

• arbeitet mit allen gängigen Mailservern
• bietet flexiblen Zugriff auf archivierte Daten
• unterstützt Microsoft Office 365
• schützt vor Datenverlust
• ermöglicht Backups mit jeder gängigen Backup-Software

Vorteile:

• Rechtssicherheit für D-A-CH von unabhängiger Stelle testiert
• Erhöhte Produktivität
• Entlastete IT-Infrastruktur
• Schützt vor Datenverlust

Laut neuester Studien verbringt ein Drittel aller Mitarbeiter bis zu zwei Stunden täglich damit, bestimmte E-Mails zu suchen, jeder Zehnte sogar rund drei Stunden. Mit MailStore Server reduzieren Sie diesen Aufwand auf null, Ihre Mitarbeiter können wesentlich effizienter arbeiten und Sie sparen somit bares Geld!

MailStore besticht nicht nur durch ein exzellentes Preis-Leistungs-Verhältnis, eine einfache Bedienbarkeit und hohe Skalierbarkeit, sondern bietet Ihnen auch zertifizierte Rechtssicherheit und schützt vor Datenverlust.

Interessiert? Wir sind Ihr kompetenter Ansprechpartner, wenn es um clevere E-Mail-Archivierung geht:

Informationen

Produktübersicht

Für Entscheidungsträger

Securepoint E-Mail-Archivierung
Rechtssichere E-Mail-Archivierung nach GoBD und BSI TR 03125

E-Mail-Daten zuverlässig aufbewahren

Mail-Server sind inzwischen Organisations- und Archivie- rungssysteme für uns geworden. Die dauerhafte E-Mail- Nutzung führt dazu, dass auch bei einer strukturierten Ablage ein Informationschaos entsteht. Mail-Server stoßen an ihre Grenzen und verlieren somit an Perfor- mance. Auch die Lizenz- und Speicher-Kosten steigen. Zudem verfügt der Gesetzgeber, dass E-Mails gesetzeskonform archiviert werden müssen. Aus diesen Gründen haben wir das Unified Mail Archive (UMA) entwickelt, das alle Anforderungen abdeckt.

Archivierung beliebiger Mail-Server

Kompatibel mit gängigen Mail-Servern wie Microsoft Exchange®, Hosted Exchange-Postfächern, Tobit® und vielen weiteren.

Entlastet Mail-Server/einfache Datensicherung

Erhöht die Leistung eines bestehenden Mail-Servers und gibt Speicherkapazitäten durch die Auslagerung histori- scher E-Mails frei. Reduziert die E-Mail-Speicher-Kosten dauerhaft, durch regelbasiertes Löschen von nicht benötigten E-Mails. Datensicherungen werden mit UMA drastisch vereinfacht

Die Features im Überblick:

• EU DS-GVO ready: Garantiert ohne Backdoors
• Entlastet Mail-Server und vereinfacht Datensicherung
• Erfüllung der Compliance-Anforderungen nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II und BSI TR 03125
• Starke Suchmaschine für E-Mails und Dokumente
• Sortierung, Kategorisierung und Indexierung von E-Mails und Dokumenten
• Automatisches Anlegen von E-Mail-Archivierungs- postfächern im laufenden Betrieb
• Microsoft Outlook Integration per Plugin
• Zugriff aus jedem E-Mail-Client per IMAP
• Einfache E-Mail-Wiederherstellung durch Anwender

Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

Automatische Ablage nach Archivierungszeiträumen

Regelbasierte Speicherung von wichtigen E-Mail-Korres- pondenzen und angehängten Dokumenten wie Angebo- ten, Rechnungen, medizinischen Unterlagen etc.

Automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungs- zeiträumen für Behörden, Unternehmen, Kliniken, Kanzleien und allen weiteren Organisationsformen. Zusätzliche Anbringung von täglich aktuellen qualifizier- ten Zeitstempeln sorgt für manipulationsfreie und gerichtsfeste Archivierung.

Microsoft Outlook-Plugin und PST-Import

Das UMA Outlook-Plugin ermöglicht eine komfortable Integration des UMA-DMS in die gewohnte Outlook- Oberfläche. Mit der leicht erreichbaren Suche werden E-Mails, Dokumente und Bilder schnell gefunden. Durch einen Klick werden gelöschte E-Mails aus dem Archiv in einen beliebigen Ordner wiederhergestellt.

Einfacher Import von E-Mail-Datenbeständen in das UMA: Mit dem UMA PST-Import Tool besteht die einfache Möglichkeit, E-Mails direkt aus einer Outlook PST-Datei oder einem Outlook Konto in das UMA-Archiv zu importieren.

• Vier-Augen-Prinzip einstellbar unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzbestimmungen
• Automatische Archivierung kompletter E-Mail- Datenströme
• Automatische regelbasierte Aufbewahrung von E-Mails nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen
• Umfassende Indizierung aller Elemente (inkl. OCR)
• Import/Massenimport direkt aus Mail-Server
• Import von Microsoft Outlook (PST-Dateien und Outlook Konten)
• Benutzerverwaltung über Active Diretory, LDAP oder mittels lokaler Datenbank
• Integriertes Monitoring und Reporting

Archivierung nach gesetzlichen Anforderungen

Zeitstempel

Das Securepoint UMA verwendet für die Langzeit- archivierung qualifizierte Zeitstempel, die täglich jeder UMA automatisch von einem akkreditierten deutschen Trustcenter zur Verfügung gestellt werden. Dies ist von besonderer Bedeutung, denn viele andere Archivierungs- lösungen verwenden diese nicht. Wenn in das UMA- Archiv signierte und nicht signierte E-Mails sowie Doku- mente gelangen, wird durch den Einsatz von qualifizierten Zeitstempeln nach gesetzlichen Anforderungen sicher- gestellt, dass die Daten, die zu einem bestimmten Zeit- punkt vorlagen, nicht manipuliert worden sind. Mit diesen Zeitstempeln können alle E-Mails und Dokumente auto- matisch, nach gesetzlichen Anforderungen, versehen und archiviert werden.

Mittels einer kryptographischen Signatur wird die Beweiswerterhaltung der Dokumente und E-Mails laufend gesichert. Die Implementation des Langzeit- archivs folgt der Vorgabe der technischen Richtlinie 03125 des Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).

Rechtliches zum E-Mail-Archiv

Die Gesetze zur E-Mail-Archivierung verlangen die unveränderte und unveränderbare Speicherung über sehr lange Zeiträume - 6, 10, 30 Jahre oder sogar ewig. Die Bedeutung der E-Mail-Archivierung geht damit schon lange über die Entlastung eines Mail-Servers hinaus.

Das Securepoint Unified Mail Archive (UMA) bietet eine sehr kostengünstige und effiziente Möglichkeit zur permanenten Archivierung der gesamten E-Mail- Kommunikation in einem Unternehmen. Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisions- sicher und automatisch nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard.

Es gelten die strengen Regeln zur Archivierung nach GoBD

Rechnungen, Verträge, Angebote, Korrespondenzen: Die Zahl an Dokumenten, die täglich im Unternehmen entstehen und archiviert werden müssen, ist groß. Für die Archivierung gelten seit dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) uneingeschränkt. Es gibt keine Hintertüren mehr. Nicht zu archivieren ist eine Straftat!

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